FHF - Regolamento Dir. Amministrativa

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DA STATUTO:

COMITATO ESECUTIVO

Il Comitato Esecutivo é l'organo che governa operativamente tutte le attività della Fondazione. Esso mette in pratica le decisioni del Consiglio al fine di realizzare gli scopi della Fondazione. Il Comitato Esecutivo, su proposta del Segretario Generale, viene nominato dal Consiglio della Fondazione che gli attribuirà ampie deleghe divise per le tre aree di intervento principali: area Amministrativa, area Tecnica e area Commerciale. Il Presidente ed il Segretario Generale riportano, al Comitato Esecutivo, le decisioni prese dal Consiglio e ne supervisionano la realizzazione, intervenendo con suggerimenti od azioni in caso di mancanza di accordo su singole decisioni. Il Comitato Esecutivo, può essere sfiduciato in qualsiasi momento dal Consiglio che potrà sostituirlo con altri membri della Fondazione. Se ciò dovesse accadere sarà il Presidente ed il Segretario Generale ad assumersi l'onere provvisorio del loro incarico, ma la reggenza potrà durare due mesi al massimo entro i quali dovrà essere nominato un nuovo esecutivo procedendo con la stessa procedura elettiva. Il Comitato Esecutivo, al termine del mandato del Consiglio, rimarrà in carica fino al momento della nomina del nuovo Comitato Esecutivo a cui darà le consegne. I membri del Comitato Esecutivo potranno partecipare di diritto ma senza facoltà di voto alle assemblee del Consiglio della Fondazione. La carica di membro del Comitato Esecutivo é incompatibile con la carica di membro del Consiglio della Fondazione o di membro della Commissione di Controllo. Il ruolo di membro del Comitato Esecutivo prevede la possibilità di ricevere un compenso che verrà stabilito dal Consiglio della Fondazione prima della nomina. Fra i tre direttori del Comitato Esecutivo, non può esserci disparità di compensi.

DIRETTORE AMMINISTRATIVO

Il Direttore Amministrativo fa parte del Comitato Esecutivo e, per il raggiungimento degli scopi della Fondazione, si occupa principalmente della gestione della tesoreria e dell'amministrazione.

Predispone il Budget sia della propria Direzione che dell'intera Fondazione e, ottenuta l’approvazione dal Consiglio, ne verifica il costante rispetto attraverso gli strumenti del controllo di gestione. Controlla l’efficienza della propria direzione attraverso la supervisione periodica degli aspetti operativi generali. Informa periodicamente il Consiglio sui risultati economici e finanziari. Quando necessario interviene direttamente nella gestione di situazioni non conformi anche a livello di singolo settore. Supervisiona il personale delle altre direzioni quando il loro lavoro rientra nell'area amministrativa.

Gestisce l'amministrazione e la contabilità, la gestione del flusso di cassa in entrata ed in uscita, la gestione del personale addetto all'amministrazione. Definisce la politica dei fornitori e degli acquisti, la gestione delle entrate derivate da donazioni, sottoscrizioni o da vendita di beni o servizi, il pagamento di tutto il personale amministrativo, tecnico e commerciale, la gestione della contrattualistica e della fatturazione, l'emissione e la firma di titoli di credito, la gestione del rapporto con gli istituti di credito, il rapporto con commercialisti, avvocati o notai, il pagamento di utenze ed affitti, ecc.

• Poiché i Contatti, maturati durante lo svolgimento di una qualsiasi mansione, sono Patrimonio della Fondazione, si obbliga la Direzione Amministrativa ad inserire i dati delle persone o aziende o associazioni (giornalisti, politici, artisti, informatici, fornitori, personale, ecc.) o comunque entità che lavorano o collaborano con la Fondazione, presso un database web al quale abbiano accesso sia i membri del Consiglio che del Comitato Esecutivo. I dati "sensibili" si troveranno presso un server di rete o presso un provider esterno accessibili solmente con password di accesso. L'amministrazione del database, sarà di pertinenza del presidente o di un suo incaricato di fiducia. Copie di backup potranno essere eseguite dai singoli componenti del Consiglio per prevenire eventuali cancellazioni.

REGOLE INTERNE:

• La Direzione Amministrativa dovrà formare un ufficio contabile efficente e in trasparenza. I dati contabili dovranno essere inseriti in un database web accessibile all'intero Consiglio e Comitato Esecutivo. I dati si troveranno presso un server di rete o presso un provider esterno e saranno amministrabili con password. Qualunque movimento dovrà essere visibile alle altre direzioni. Anche i fornitori dovranno essere inseriti nel database in maniera che chiunque possa subentrare nel ruolo di direttore amministrativo senza dover ripetere un lavoro già fatto. I "report generali" della contabilità della Fondazione dovranno essere visibile all'esterno senza password di accesso.

N.B.: IN CASI ECCEZIONALI SU PROPOSTA APPROVATA DAL CONSIGLIO DELLA FONDAZIONE E' POSSIBILE USCIRE DA TALI REGOLE